Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2026

Publikacja to praktyczne omówienie szczegółowych założeń funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w formule obligatoryjnej, a także aspektów związanych z procesem przygotowania do stosowania faktur ustrukturyzowanych w organizacji.

Od 1.2.2026 r. wszystkich podatników czeka rewolucja w zakresie fakturowania. Od tego dnia zostanie wprowadzony obowiązek wystawiania faktur w formie elektronicznej, w określonej strukturze XSD, za pośrednictwem centralnego systemu zarządzanego przez administrację skarbową.

Obowiązek w zakresie wystawiania faktur w KSEF będzie wprowadzany etapami w zależności od wartości obrotów podatnika:

• od 1.2.2026 r. – gdy obroty brutto podatnika za 2024 r. przekroczyły 200 mln zł,
• od 1.4.2026 r. – dla pozostałych podmiotów, z wyjątkiem małych podatników o obrotach miesięcznych poniżej 10 000 zł, którzy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1.1.2027 r.).

Co istotne jednak, od samego początku wszyscy podatnicy będą zobowiązani do odbioru faktur z KSeF. Oznacza to, że wszyscy podatnicy powinni być gotowi do korzystania z KSeF od 1.2.2026 r. Nowe obowiązki i ogólny harmonogram dotyczy również jednostek sektora finansów publicznych w zakresie, w jakim są podatnikami i wystawiają faktury.

Proces przygotowania organizacji do wdrożenia KSeF jest skomplikowany i wielowymiarowy. Trzeba zadbać o wiele aspektów, nie tylko od strony informatycznej, ale również o zmiany w procesach biznesowych związanych z wystawianiem i odbiorem faktur, procedurach wewnętrznych czy w zapisach umów zawieranych z kontrahentami. Aby korzystać z KSeF, konieczne będzie każdorazowe uwierzytelnienie się danej osoby czy podmiotu, co wymagać będzie wcześniejszego nadania odpowiednich uprawnień. Dla jednostek samorządu terytorialnego w zakresie uprawnień zostały przewidziane szczególne regulacje, aby możliwe było wystawianie i odbiór z KSeF faktur przez poszczególne jednostki podrzędne (np. szkoły, zakłady budżetowe), które w wyniku przeprowadzonej kilka lat temu centralizacji nie są odrębnymi podatnikami VAT, lecz wchodzą w skład gminy/powiatu jako podatnika VAT.

W publikacji omówione zostały nowe regulacje dotyczące wprowadzenia obowiązku korzystania z KSeF, ze szczególnym uwzględnieniem tematów wątpliwych i kontrowersyjnych, w zakresie których przepisy są niejednoznaczne. Autorzy przedstawili praktyczne wskazówki i szerokie spektrum zagadnień, na które trzeba zwrócić uwagę w trakcie wdrożenia zmian pod kątem dostosowania organizacji do nowych wymogów fakturowania.

Celem publikacji jest przedstawienie praktycznych wskazówek i wiedzy, które pozwolą osobom zaangażowanym w proces wdrożenia zmian dostosowujących do KSeF efektywnie zarządzać procesem wdrożenia, aby nie pominąć istotnych aspektów, nie tylko od strony technicznej, ale również biznesowej.

W publikacji wskazano również zmiany, które w perspektywie najbliższych kilku lat czekają polskich podatników w zakresie fakturowania, w związku z nowelizacją przepisów unijnych w ramach pakietu zmian określanego mianem ViDA (ang. VAT in the Digital Age). Jednym z obszarów objętych pakietem ViDA jest wprowadzenie obowiązkowego fakturowania elektronicznego w jednolitym formacie we wszystkich państwach członkowskich UE, a także elektronicznego raportowania w czasie niemal rzeczywistym.

Autorzy książki przedstawiają również sposoby korzystania z systemu od strony technicznej. Mniejsze podmioty mogą korzystać z udostępnionych przez MF Aplikacji Podatnika KSeF czy aplikacji e-mikrofirma, za pomocą których możliwe będzie „ręczne” wystawienie pojedynczych faktur ustrukturyzowanych, ich odbiór i zarządzanie uprawnieniami. Nie jest to jednak rozwiązanie przydatne dla dużych podatników. Takie podmioty będą musiały dostosować swoje systemy w taki sposób, aby komunikacja z KSeF odbywała się w sposób zautomatyzowany za pomocą oprogramowania interfejsowego API. Ewentualnie możliwe jest skorzystanie z zewnętrznego narzędzia służącego do komunikacji z KSeF.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi na m.in. następujące pytania:

• Jak rozłożyć schemę faktury ustrukturyzowanej FA(2) na czynniki pierwsze w celu zmapowania danych z systemów podatnika?
• Jak zarządzać nadawaniem uprawnień do KSeF?
• Jakie zmiany w procesach biznesowych należy wprowadzić w zakresie wystawiania, odbioru, obiegu faktur, a także w umowach i regulaminach (np. w związku z brakiem możliwości przesyłania załączników wraz z fakturą w KSeF)?
• Jak postępować z fakturami, które pozostaną w obiegu poza KSeF (z fakturami podmiotów zagranicznych zarejestrowanych w Polsce dla potrzeb VAT i nieposiadających w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej)?
• Jak przygotować system obiegu dokumentów zakupowych, aby można było identyfikować osobę i komórkę wewnątrz organizacji, której dotyczy dana faktura?
• Jak po wejściu w życie KSeF pracownik powinien rozliczyć wydatek, który zapłaci z własnych pieniędzy za firmowy zakup, np. za lunch czy paliwo (faktura za ten wydatek zostanie bowiem przekazana firmie w KSeF i trafi do zbioru wszystkich faktur zakupowych)?
• Jak ustawić w systemach datę wystawienia i odbioru faktury ustrukturyzowanej i odpowiednio uzależnione od tych dat terminy płatności faktury?
• Kiedy można wystawiać faktury w trybie offline24 i jak je przekazać nabywcy?
• Jakie są sposoby postępowania w przypadku awarii lub niedostępności systemu?
• Jak wykazywać faktury korygujące in minus w rozliczeniach VAT – wystawione w KSeF, jak również poza KSeF (np. w czasie awarii)?
• W jaki sposób skorygować błędy „mniejszej wagi” na fakturze w związku z likwidacją not korygujących?
• Jak przygotować systemy informatyczne do wymogu podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego przy dokonywaniu płatności za fakturę ustrukturyzowaną w formie przelewu bankowego?

Książka pozwala uświadomić Czytelnikowi, jak duże zmiany wiążą się z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF zarówno wewnątrz organizacji, jak i w relacjach z kontrahentami. Jest ona skierowana przede wszystkim do zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie zmian w celu dostosowania danego podmiotu do nowych wymogów fakturowania elektronicznego – zarówno od strony technicznej, jak i merytorycznej. Wiedza ta jest jednak przydatna dla wszystkich osób, które mają styczność z fakturami – zarówno od strony ich wystawiania, odbioru, obiegu, ich akceptacji, księgowania czy dokonywania płatności.