Instrukcja wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w jednostce sektora finansów publicznych (z suplementem elektronicznym)

Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System ten obowiązuje od 1 lutego 2026 roku.


Prawidłowe wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga przygotowania jednostki – szczególnie w zakresie stworzenia odpowiednich procedur i instrukcji postępowania, a także rozdzielenia zadań i uprawnień pomiędzy poszczególnych pracowników.


Autor opisuje m.in.:

• zasady powołania zespołu wdrożeniowego systemu KSeF w jednostce i podział zadań na poszczególne referaty/komórki;
• analizę aktualnego modelu dokumentowania transakcji, w tym: delegowanie i nadawanie uprawnień użytkownikom z uwzględnieniem jednostki podległej i zewnętrznej;
• elektroniczny obieg dokumentów w jednostce, w tym: podjęcie odpowiednich decyzji, dostosowanie wewnętrznych procedur, określenie szczegółów technicznych koniecznych do wdrożenia w systemie IT;
• pracę w systemie tradycyjnym (dokumenty drukowane w formie papierowej) po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF, w tym:
  • dostosowanie wewnętrznych procedur w zakresie faktur z KSeF (zasady korygowania dokumentów w systemie KSeF, faktury wystawiane poza KSeF, dokumenty podlegające wyłączeniu z KSeF, elementy instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych pomiędzy jednostką obsługującą a jednostkami obsługiwanymi miasta/gminy w KSeF, załączniki do faktur);
  • określenie zasad wizualizacji faktur z KSeF;
• przykłady wypełniania faktury w KSeF.

 
Publikacja zawiera gotowe wzory instrukcji i zarządzeń, które pomogą wdrożyć KSeF w jednostce budżetowej, m.in.:

• zarządzenie w sprawie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,
• instrukcję zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur,
• instrukcję obiegu dokumentów z uwzględnieniem wymogów Krajowego Systemu e-Faktur.

 
Wszystkie zamieszczone w książce wzory w wersji edytowalnej znajdują się w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows.

Stan prawny – 2 września 2025 r.